このページの要点
- 契約の成立に方式は要らない（民法522条2項）が、署名または押印があれば私文書は真正に成立したものと推定される（民事訴訟法228条4項）。
- 部数は当事者の数に合わせ、結びの文に通数と保有者を書く。契印や訂正の方法は法令でなく実務の慣行で、署名後の書き換えは避ける。
- 原契約・変更の覚書・個別の覚書は管理表で一覧にする。統合版は整理用で、原契約等と異なるときは原契約等による、と書く。
- 電磁的記録に本人の電子署名があれば真正に成立したものと推定される（電子署名法3条）。本人だけが行える方式であることが前提。
結論：署名・押印は契約の成立要件ではないが、後で「本当に結んだか」を示す最大の手掛かりになる
覚書に押印は必要か、署名だけでよいか、部数は何通作るのか、複数ページのときの契印はどうするのか、書き間違えたらどう直すのか。覚書を結ぶ段階で、こうした形式の疑問が出てきます。形式の話は軽く見られがちですが、覚書は、すでにある契約の内容を変えたり、足したり、終えたりする書面です。つまり、後から「いつ、誰が、何に合意したか」を確かめる必要が生じやすい書面であり、署名や保管の仕方が、その確かめやすさを大きく左右します。
最初に、法律上の位置づけを確認します。契約は、申込みに対して相手方が承諾をしたときに成立し、成立には、法令に特別の定めがある場合を除き、書面の作成その他の方式を具備することを要しません（民法522条）。したがって、署名や押印がなくても、合意があれば契約は成立し得ます。一方で、署名や押印は、合意があったことを後から証明するための手段として機能します。私文書は、本人または代理人の署名または押印があるときは、真正に成立したものと推定されます（民事訴訟法228条4項）。
このページは、条文と一般的な契約実務にもとづく整理であり、特定の契約への当てはめではありません。署名者の権限の確認は当事者の書き方と署名者の権限で、日付の書き方は作成日・締結日・効力発生日の書き分けで扱います。ここでは、署名と押印の位置づけ、部数と保管、契印や訂正といった体裁、覚書が増えたときの管理表、電子署名の概要に絞ります。結論を先に並べます。
- 署名・押印は、契約の成立要件ではない（民法522条2項）。ただし、署名または押印があれば、私文書は真正に成立したものと推定される（民事訴訟法228条4項）。
- 署名と記名押印は、別のものとして書き分ける。署名は本人が自筆で氏名を書くこと、記名は印字やゴム印などで氏名を表示することで、記名には押印を添えるのが通常。
- 部数は、当事者の数に合わせて作り、「各自1通を保有する」と書く。三者以上なら人数分、またはすべての当事者が1通に署名して写しを配る方式を決める。
- 契印や訂正の方法は、法令で定まったものではなく、実務の慣行。決まった作法に頼るより、ページを分けない・訂正を避けて作り直す、という発想の方が堅実。
- 原契約・変更の覚書・個別の覚書は、一覧にして管理する。最新の合意が何かを一目で分かるようにする。
- 統合版（現在の内容をまとめた書面）は、整理用であり、合意の証拠ではないと書く。
署名・保管の前に、手元で確かめる五つのこと
- 署名者は、署名か記名押印のどちらで署名するのか。書面の署名欄は、その方式に合った作りか
- 部数は何通か。各当事者が1通ずつ持つ形にそろっているか
- 複数ページの書面で、ページが差し替えられたり、抜けたりしない綴じ方になっているか
- 修正の跡がある書面は、修正した人と内容を後から確かめられるか
- 原契約と、すでに結んだ覚書のうち、どれが現在も効いているかを、一覧で示せるか
署名と押印の証拠力：成立の要件ではなく、成立の証明の手段
民事訴訟法228条は、文書の成立について定めています。文書は、その成立が真正であることを証明しなければなりません（同条1項）。私文書は、本人または代理人の署名または押印があるときは、真正に成立したものと推定されます（同条4項）。ここでいう「真正に成立した」とは、その文書が作成名義人の意思に基づいて作られたものであることを指します。推定ですから、反対の証拠があれば覆ります。たとえば、署名が偽造されたものであると証明されれば、推定は破られます。
もう一点、押さえておくべきなのは、この推定が及ぶ範囲です。署名または押印によって推定されるのは、その文書が名義人によって作成されたということです。書面に書かれた内容が、すべて当事者の合意と一致していることまでを、条文が直接保証しているわけではありません。署名後に書面に手が加えられた場合、加えられた部分は推定の外にあり得ます。ですから、署名後に書面を書き換えない、書き換えるなら新たに署名し直す、という運用が前提になります。
署名と記名押印の違いにも触れておきます。署名は、本人が自筆で氏名を書くことです。記名は、氏名をゴム印や印字で表示することで、記名だけでは本人の関与が見えにくいため、通常は押印を添えます。民事訴訟法228条4項は「署名又は押印」と書いており、どちらか一方があれば足ります。実務で、どの方式を選ぶかは、取引の重要度や相手方との関係、後で争いになる可能性などを踏まえた運用の問題です。重要度の高い取引では、署名に加えて押印を求める、代表者印（登記所に届け出た印鑑）を用いて印鑑証明書を添える、といった運用が見られます。印鑑の証明書は、印鑑を登記所に提出した者が、手数料を納付して交付を請求できます（商業登記法12条）。
署名・記名押印・押印のみ、の特徴
| 方式 | 内容 | 長所 | 注意点 |
|---|---|---|---|
| 署名（自筆） | 本人が氏名を自筆で書く | 本人の関与が見えやすい。筆跡という手掛かりが残る | 自筆の氏名が読み取りにくいと、誰が署名したか分からないため、署名欄の横に印字で氏名を添えることがある |
| 記名押印 | 氏名を印字・ゴム印などで表示し、押印する | 書面の作成が簡便。押印が本人の関与を示す手掛かりになる | 押印された印鑑が誰のものかを後から確かめられるよう、実印や代表者印を使うか、印鑑の種類を決めておく |
| 署名＋押印 | 自筆で署名し、さらに押印する | 本人の関与について、複数の手掛かりが残る | 運用が煩雑になる。重要な取引に絞って採用することが多い |
なお、近年は「押印が必須ではない」という整理が広く言われるようになりました。契約の成立に押印は要らない、という点は、先に述べた民法522条2項から導けます。その上で、押印を省略したときに、後から文書の成立を証明する手段が弱まりうること、署名のみの書面でも民事訴訟法228条4項の推定は働くこと、の二点を押さえて運用を決めます。
部数と保管：「各自1通を保有する」の書き方と、三者以上のとき
書面を何通作るかは、法律に決まりはありません。実務では、当事者の数と同数の通数を作り、各当事者が1通ずつ保有する形が一般的です。この趣旨を書面の末尾に書くのが、いわゆる結びの文です。「本覚書の成立を証するため、本書2通を作成し、甲乙記名押印のうえ、各1通を保有する」といった文が典型です。この文があると、「原本は誰が持っているのか」「写しは作成されたのか」という疑問に、書面自身が答えます。
条文例結びの文の例（一般的な例）
- 本覚書の成立を証するため、本書を2通作成し、甲及び乙がそれぞれ署名または記名押印のうえ、各1通を保有する。
- 三者以上の場合：本覚書の成立を証するため、本書を当事者の数と同数作成し、各当事者がそれぞれ署名または記名押印のうえ、各1通を保有する。
- 電子的な方法による場合：本覚書は、電磁的記録として作成し、各当事者が電子署名を付したうえ、各自がその電磁的記録を保存する。
書面の通数と保有者を明記する。当事者の数が変わったときは、結びの文も合わせて直す。
三者以上の場合は、全員が同じ書面に署名する形と、同じ内容の書面を回して順に署名する形があります。どちらでも、最終的に全員の署名がそろった書面を、全員が確認できる状態にしておくことが重要です。回して署名する場合、途中の書面が各自の手元で内容が変わる事態を避けるため、ページの差し替えを防ぐ綴じ方にしたうえで、最後の人が署名した日を確認して全体の締結日とします。日付の扱いは日付の書き分けと合わせて確認してください。
保管にも目的があります。会社は、会計帳簿の閉鎖の時から十年間、その会計帳簿及びその事業に関する重要な資料を保存しなければなりません（会社法432条2項）。契約書や覚書がこの「事業に関する重要な資料」にあたるかは、書面の内容や重要度によるため一概には言えませんが、保存の目安を考える手掛かりになります。もう一つの目安は、権利の消滅時効です。債権は、債権者が権利を行使できることを知った時から五年間、または権利を行使できる時から十年間行使しないときに、時効によって消滅します（民法166条1項）。契約書は、その契約に基づく債権が存続する間、そしてそれが問題になり得る期間は、保管しておくのが安全です。
契印・綴じ方・訂正：法令ではなく実務の慣行として整える
複数ページの書面では、ページの差し替えや抜けを防ぐための工夫が行われます。代表的なものが契印（割印）です。ページの継ぎ目にまたがるように押印する方法で、書面の一体性を示す慣行です。製本テープで背を綴じ、テープと表紙にまたがって押印する方法も、よく見られます。ただし、契印や製本は、法令で義務づけられたものではありません。契印がなくても、契約は成立しますし、書面の効力が当然に否定されるわけでもありません。契印は、ページの差し替えを疑われにくくするための、実務上の工夫です。
覚書は、短い書面であることが多く、1枚または2枚に収まるなら、そもそも契印の必要を減らせます。ページをまたぐなら、全ページに通し番号（1/3、2/3、3/3のような表示）を付けると、ページの欠落に気づきやすくなります。電子ファイルで交付する場合も、ページ番号を付けておくことは同様に有効です。
訂正の方法にも、慣行はあります。一般に、訂正する箇所に二重線を引き、その近くに正しい文言を書き、訂正印を押す、あるいは欄外に「○字削除、○字加入」と書いて押印する、といった方法です。ただし、これも法令で定まった方式ではありません。重要なのは、訂正の内容が、双方が同意したものと後から確かめられることです。片方の当事者だけが訂正印を押した場合、もう一方は訂正に同意していないと主張する余地が生じます。そこで、署名の後の訂正は、原則として避け、内容が変わるなら作り直す、あるいは新たな覚書で改める、と考えるのが堅実です。
書き方の例（一般的な例） 署名後の訂正の扱い
誤字の訂正
理由訂正に双方が関与した事実を残せる
ページの差し替え
理由ページごとに版が混在するのを防ぐ
覚書が増えたときの管理：原契約・変更覚書・個別覚書を一覧にする
継続的な取引では、原契約に対して、期間を延ばす覚書、単価を変える覚書、追加の業務を足す覚書、と書面が積み重なります。それぞれの覚書は、その時点では整っていても、三つ四つと重なると、現在の合意が何かを一目で把握することが難しくなります。どの覚書が、原契約のどの条を、いつから変えているのか。この情報が散らばっていると、相手とのやりとりのたびに、書面を一枚ずつ確認し直すことになり、見落としも生じます。
そこで有効なのが、書面の一覧（管理表）です。原契約を一行目に置き、以降の覚書を、締結の日の順に並べます。各行に、書面の名称、締結日、効力発生日、変更した条項、変更の概要、現在の効力の有無を書きます。管理表自体は、契約上の合意ではなく、社内または当事者間の整理のための資料です。ただし、書面の一覧を覚書の別紙として添付し、「本契約を構成する書面は別紙一覧のとおり」と定めると、書面の範囲を特定する効果が期待できます。複数の書面の優先関係の書き方は、基本契約・個別契約・覚書の優先関係で整理しています。
契約書類の管理表の例（項目の例）
| 番号 | 書面の名称 | 締結日 | 効力発生日 | 変更の対象 | 概要 | 現在の効力 |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 原契約 | 令和○年○月○日 | 令和○年○月○日 | ― | 基本となる契約 | 有効 |
| 2 | 期間に関する覚書 | 令和○年○月○日 | 令和○年○月○日 | 第○条 | 契約期間を延長 | 有効 |
| 3 | 報酬に関する覚書 | 令和○年○月○日 | 令和○年○月○日 | 第○条・別紙 | 報酬の算定方法を変更 | 有効 |
| 4 | 合意解除の覚書 | 令和○年○月○日 | 令和○年○月○日 | 全体 | 契約を解除 | 全体が終了 |
管理表のもう一つの活用は、統合版の作成です。何度も変更が重なった契約について、現在の内容をまとめて読める形に編集した書面を作ることがあります。統合版は読みやすさのための整理であり、そのこと自体を書面の中ではっきり書いておく必要があります。統合版が、原契約と各覚書の「合意そのもの」だと誤解されると、統合版に整理時の転記ミスがあったとき、どちらが正しいのかが分からなくなります。統合版を作る場合は、冒頭に、「本書は、原契約及び各覚書の内容を整理した参考用の書面であり、原契約及び各覚書と内容が異なるときは、原契約及び各覚書による」と書いておくのが、一つの書き方です。
条文例統合版の位置づけを書く条文の例（一般的な例）
- 本書は、原契約及び別紙一覧記載の各覚書（以下「原契約等」という。）の内容を、読みやすさのために整理した書面である。
- 本書の内容が原契約等の内容と異なるときは、原契約等の定めによる。
- 当事者は、本書の作成により、原契約等の内容を変更するものではないことを確認する。
統合版そのものに、新しい合意の効力を持たせたいなら、その旨と、原契約等との関係を明示し、全員が署名する。整理用なら、署名を要しない運用もある。
統合版を新しい合意として結び直す場合は、変更契約書の形式を使い、原契約と各覚書を合意解除したうえで新契約を結ぶ、あるいは原契約を全面的に改める、と整理するのが筋です。この場合の書き方は、変更の覚書か、変更契約書か、再締結かの選び方を参照してください。また、書面が増えたときの食い違いを読み解く手順は、原契約との食い違い・紛失・更新漏れで扱います。
電子署名の概要：電磁的記録に本人の電子署名があれば、真正に成立したものと推定される
覚書を紙ではなく電磁的記録（電子ファイル）として作成し、電子署名で署名する方法もあります。電子署名及び認証業務に関する法律は、電子署名を、電磁的記録に記録された情報について行われる措置で、その情報が措置を行った者の作成に係るものであることを示すためのもの、かつ、改変が行われていないかどうかを確認できるものと定めています（同法2条1項）。そして、電磁的記録であって情報を表すために作成されたものは、本人による電子署名（これを行うために必要な符号及び物件を適正に管理することにより、本人だけが行うことができることとなるものに限る）が行われているときは、真正に成立したものと推定されます（同法3条）。
つまり、紙の書面における署名または押印の推定（民事訴訟法228条4項）と並ぶ位置づけです。覚書の内容や、結び方の手順は、紙でも電子でも変わりません。結びの文で、電磁的記録として作成すること、各当事者が保存することを書き、電子署名の方式を当事者間で確認しておきます。電子署名のサービスの選び方や、運用の詳細は、このページの対象外です。条文の上で押さえておくべきなのは、「本人だけが行うことができる」方式でなければ、法3条の推定が当然には働かない点です。
確認の問いと理由電子の方法で覚書を結ぶときの確認の問い
署名者の本人性を、どう確かめるか
電子署名が「本人だけが行うことができる」ものといえるか。署名のための符号や物件の管理が適正かを確かめる
署名後の改変を、どう検知するか
電子署名の要件として、改変が行われていないかを確認できることが求められる（電子署名法2条1項2号）
結びの文に、電子で作成したことを書いたか
電磁的記録として作成し、各自が保存する旨を書く
署名の順序と日付の記録は、残るか
複数人が順に署名する場合、各自の署名の時刻が記録に残るかを確認する
起きがちなこと：署名・保管をめぐるつまずき
署名・保管に関して起きがちなこと
- 署名欄に署名も押印もなく、氏名の印字だけが残っている。誰が関与したのかを示す手掛かりがない
- 署名後に、片方の当事者が誤字を訂正し、もう一方がその訂正を知らないまま保管している
- 2枚以上の書面で、ページの順序や枚数が各自の手元で食い違っている
- 「各1通を保有する」と書いてあるのに、実際には片方しか原本を持っていない
- 原契約に覚書が三つ四つと積み重なり、最新の合意が何か、誰も一目で説明できない
- 統合版を作ったが、整理用であることが書かれておらず、統合版と原契約の内容が食い違う
- 電子署名の書面と紙の書面が混在し、どれが正本か分からなくなる
- 覚書の保管場所が担当者の個人のフォルダのみで、担当者が異動すると所在が分からなくなる
署名・保管の問題は、紛争になるまで表に出ません。書面が整った段階で、通数、保有者、管理表の更新を確認しておくことが、後からの確かめやすさにつながります。覚書の効力そのものや、守られなかったときの入口は覚書の法的拘束力と証拠力で、完全合意条項と書面変更条項との関係は完全合意条項で整理しています。全体像は覚書・合意書・変更契約書の使い分けに戻って確認できます。
よくあるご質問
覚書には押印が必要ですか？署名だけでも有効ですか？
契約の成立に、書面の作成や押印は要りません（民法522条2項）。署名だけの覚書でも、合意があれば契約は成立し得ます。ただし、私文書は本人または代理人の署名または押印があるときに真正に成立したものと推定されるため（民事訴訟法228条4項）、署名か押印のいずれかを備えておくと、後から文書の成立を示しやすくなります。重要な取引では、署名と押印の両方を求める運用もあります。
覚書は何通作ればよいですか？
法律に決まりはありませんが、当事者の数と同数を作り、各当事者が1通ずつ保有する形が一般的です。結びの文に「本書を2通作成し、各1通を保有する」のように通数と保有者を書いておくと、原本の所在を書面自身が示します。三者以上なら、人数分を作るか、全員が署名した1通を保管して写しを配るかを、あらかじめ決めておきます。
複数ページの覚書に、契印は必要ですか？
契印は法令で義務づけられたものではなく、ページの差し替えを疑われにくくするための実務の慣行です。契印がなくても契約の成立や書面の効力が当然に否定されるわけではありません。ページが少ないなら1枚に収める、全ページに通し番号を付ける、製本テープで綴じるなど、書面の一体性が分かる工夫を選びます。
署名したあとに誤字に気づいたら、どう直せばよいですか？
一方の当事者だけが訂正すると、もう一方が訂正に同意していないと主張する余地が残ります。誤字の訂正なら、双方が訂正印を押す、または作り直して双方が署名し直す方法があります。金額や期間など内容が変わる訂正は、書面を書き換えずに、変更の覚書を結ぶ方が堅実です。
電子署名で結んだ覚書は、紙の書面と同じ効力がありますか？
電磁的記録に本人による電子署名が行われているときは、真正に成立したものと推定されます（電子署名法3条）。ただし、その電子署名は、符号や物件を適正に管理することにより本人だけが行うことができるものである必要があります。覚書の内容や、結び方の手順は、紙と変わりません。結びの文で電磁的記録として作成することと、各当事者が保存することを書いておきます。
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本ページは一般的な情報提供です。個別の契約への当てはめは、契約の内容や取引の経緯によって異なることがあります。書き方の例として紹介している内容は、実務でよく見られる書き方を整理した一般的な例で、特定の取引を示すものではありません。条文は e-Gov法令検索で確認できます。参考: e-Gov法令検索 / 法務省 / 公正取引委員会
