確認書・合意書の条項の組み立て方

結論：確認書と合意書は、「すでにあること」と「これからすること」を別の条に書く

確認書、合意書、覚書。呼び方はさまざまですが、書面の中身を条文に起こすとき、最初に迷うのは「何をどの順番で書くか」です。特に、事実や認識を確かめる内容と、これからの約束を決める内容が混ざった書面では、読む人が「この文は、すでにある事実を確かめているのか、新しく義務を負わせているのか」を判断できず、解釈が分かれる原因になります。

書き分けの出発点は、条文の働きの違いです。確認条項は、すでにある事実、すでにある契約の内容、当事者の認識を、書面の上で確かめるものです。確認すること自体が新しい義務を作るのではなく、「そうである」ことを当事者が認めた、という記録になります。合意条項は、これから当事者が負う義務や、新しく決めた条件を定めるものです。履行を求められ、守られなければ責任が生じる内容は、合意条項に属します。この二つを、条ごと、あるいは章ごとに分けて並べるだけで、書面はぐっと読みやすくなります。

このページは、条文と一般的な契約実務にもとづく整理であり、特定の取引への当てはめではありません。示談や誓約といった特定の場面の書面は取り上げず、確認書・合意書・覚書に共通する組み立てを扱います。変更の覚書そのものの書き方は契約書の変更を覚書で行うときの書き方で、終了の合意は合意解除の覚書で扱います。ここでは、前文、確認と合意の書き分け、条項の並び、協議条項、管轄、一般条項に絞ります。結論を先に並べます。

• 前文には、経緯を事実として短く書く。評価や約束を前文に混ぜない。約束は本文の条項に置く。
• 確認条項と合意条項は、別の条に分ける。確認条項は「確認する」、合意条項は「〜する」「〜しなければならない」と書き、動詞で見分けられるようにする。
• 債務の存在を確認する書面は、時効に影響し得る。権利の承認があったときは、時効は新たにその進行を始める（民法152条1項）。
• 条項は、目的→定義→合意事項→履行→存続→一般条項の順に並べる。定義語は、初めて出てくる場所で定義する。
• 管轄の合意は、書面でしなければ効力を生じない（民事訴訟法11条2項）。原契約と異なる管轄を置くと、食い違う。
• 一般条項は、原契約と重ねるか省くかを決めてから書く。重ねるなら、同じ内容にそろえる。

前文に書くこと、書かないこと：経緯は事実だけ、約束は本文へ

前文は、書面の冒頭にあって、「なぜこの書面を結ぶのか」の経緯を示す部分です。「甲と乙は、令和○年○月○日付で締結した業務委託契約書（以下「原契約」という。）に関し、次のとおり合意する」といった形が典型です。前文には、当事者、原契約の名称と日付、書面を結ぶ事情を簡潔に書きます。

前文に書いてよいのは、客観的に確かめられる事実です。いつ、どの契約を結んだか。その後、どのような変更の必要が生じたか。書き方によっては、前文に、事実だけでなく評価（「乙の対応に不備があったため」など）や約束（「今後は〜する」など）が書かれていることがあります。評価が前文に書かれていると、相手方がその評価に同意したと読まれる余地があり、署名した当事者が意図した以上のことを認めたことになりかねません。約束が前文に書かれていると、前文は通常、本文の条項とは異なる位置づけで読まれるため、義務なのか事情の説明なのかが曖昧になります。

最後の「呼び名の統一」は、短い覚書でも起きやすい点です。前文で「原契約」と定義しながら、本文で「本契約」「現契約」と書くと、「本契約」は原契約を指すのか、この覚書を指すのか、読み手が確定できません。定義語は、初めて出てくる場所でその場で定義し、定義した語だけを使います。覚書の中では、「原契約」（変更の対象となる契約）と「本覚書」（この書面自身）の二語を軸にするのが、読み手に分かりやすい組み立てです。複数の書面があるときの序列は基本契約・個別契約・覚書の優先関係にまとめています。

確認条項と合意条項の書き分け：動詞で見分けられるようにする

確認条項は、すでにある事実や認識を確かめる条項です。「甲及び乙は、原契約が有効に存続していることを確認する」「乙は、令和○年○月○日現在、甲に対して○円の支払債務があることを確認する」といった書き方になります。合意条項は、これから負う義務や新しい条件を定める条項で、「乙は、甲に対し、令和○年○月○日までに、前条の金額を支払う」と書きます。

この区別が実務で重要になる理由は、効果が異なるからです。合意条項は、守られなければ、履行の請求や損害賠償の根拠になります。確認条項は、確認した事実が真実であることを前提に、他の条項や、後の主張の土台になります。たとえば、債務の存在や金額を確認する条項は、後から「そのような債務はない」「金額が違う」と争うことを難しくする効果があります。さらに、債務の存在を認める趣旨の確認は、権利の承認にあたり得ます。時効は、権利の承認があったときは、その時から新たにその進行を始めます（民法152条1項）。債権は、債権者が権利を行使できることを知った時から五年間などの経過で時効により消滅しますが（民法166条1項）、承認があれば、その進行は新たに始まります。確認条項は、軽い気持ちで置く条項ではなく、債務の存否に影響し得る条項だということを意識します。

確認と合意が一つの文に混ざる書き方は、特に注意が必要です。「乙は、甲に対して○円の債務があることを確認し、これを令和○年○月○日までに支払う」という一文には、確認（債務の存在）と合意（支払の約束）の両方が入っています。文を二つに分け、確認の条と合意の条に配置し直します。分けておけば、後から支払の約束だけが争われたときも、債務の存在の確認の効果は別に評価できます。

条項の並び：目的から一般条項まで、読み手が迷わない順序

覚書や合意書は、短い書面でも、条項の並びで読みやすさが大きく変わります。決まった順序があるわけではありませんが、実務でよく見られる並びは次のとおりです。

この並びのうち、「定義」と「存続・効力」は、特に見落とされがちです。定義は、後に出てくる語の意味を決める条項で、初めて使う場所で定義します。定義を末尾にまとめる書き方もありますが、読み手は、本文の途中で出てくる語の意味を、末尾まで探しに行く必要が生じます。覚書は短いので、冒頭の目的条項の中で定義を済ませてしまうのが、読み手にとって親切です。

「存続・効力」には、書面を結んだ後も残す条項を書きます。たとえば、秘密を守る義務、清算の合意、損害賠償の取り決めなどです。債権債務の清算を確認する条項は、権利義務を免除する意思表示としての側面があり、債権者が債務者に対して債務を免除する意思を表示したときは、その債権は消滅します（民法519条）。清算条項の範囲の書き方は、合意解除の覚書で整理しています。ここでは、清算の条項は、合意事項と一般条項の間の「存続・効力」のあたりに置くと、読み手が見つけやすい、という配置の話にとどめます。

協議条項：「協議する」と書くだけでは、時効や義務には影響しにくい

覚書には、「本覚書に定めのない事項及び本覚書の解釈に疑義が生じた事項については、甲乙誠実に協議して解決する」という協議条項が置かれるのが通例です。この条項の役割は、書面で想定していなかった事態が生じたときに、まず話し合う、という姿勢を確認することです。法的には、協議を義務づけるものの、協議の結果を強制する効果は通常ありません。協議が整わなかったときにどうなるのか、が書かれていなければ、条項は協議の入口を示すにとどまります。

協議条項に関して、時効との関係を知っておくと役に立ちます。権利についての協議を行う旨の合意が書面でされたときは、その合意があった時から一年を経過した時など、一定の時までの間は、時効は完成しません（民法151条1項）。協議を行う期間を一年に満たない期間で定めたときは、その期間を経過した時、当事者の一方から協議の続行を拒絶する旨の通知が書面でされたときは、その通知の時から六か月を経過した時、のいずれか早い時までです。再度の合意による猶予には、通じて五年を超えられないという上限があります（同条2項）。電磁的記録でされた合意は、書面によるものとみなされます（同条4項）。

ただし、この規定が働くのは、「権利についての協議を行う旨の合意」です。覚書の一般条項として置かれる、「疑義が生じたときは誠実に協議する」という条項が、そのまま民法151条の合意に当たるとは限りません。どの権利について、何を協議するのかが特定されているかなど、書き方と事情によって評価が分かれます。時効の完成が近い権利について協議をする場面では、一般条項に頼らず、権利を特定した上で、協議を行う旨と期間を書いた書面を、個別に交わす必要があるか、検討することになります。

管轄と準拠法：書面でしなければ効力を生じない管轄の合意

当事者は、第一審に限り、合意により管轄裁判所を定めることができます（民事訴訟法11条1項）。この合意は、一定の法律関係に基づく訴えに関し、かつ、書面でしなければ効力を生じません（同条2項）。電磁的記録によってされた合意は、書面によってされたものとみなされます（同条3項）。「本覚書に関する紛争は、○○地方裁判所を第一審の専属的合意管轄裁判所とする」という条項が典型です。専属的とするか、複数の裁判所を並べる付加的なものとするかは、書き方によって変わります。

覚書で見落とされやすいのは、原契約にもすでに管轄の条項があるときです。原契約が「○○地方裁判所」、覚書が「△△地方裁判所」と別の裁判所を置くと、二つの書面の管轄が食い違います。覚書で原契約の管轄を変更する意図なら、その旨を明記します。変更する意図がなければ、覚書には管轄の条項を置かず、原契約の定めによる旨を書くか、原契約と同じ内容にそろえます。覚書の管轄条項が、原契約に基づく紛争にまで及ぶのか、覚書に基づく紛争のみなのか、対象の範囲も合わせて書くと、解釈が分かれにくくなります。

準拠法は、どの国の法律に従って契約を解釈するかを定めるものです。国内の事業者どうしの契約では、日本法が適用されることを前提にして、準拠法の条項を置かないことも多くあります。当事者の一方が外国の法人であるなど、国境をまたぐ要素があるときは、準拠法の条項が重要になります。法律行為の成立及び効力は、当事者が当該法律行為の当時に選択した地の法による、と定められています（法の適用に関する通則法7条）。また、いずれの国の裁判所に訴えを提起できるかについての合意も、一定の法律関係に基づく訴えに関し、書面でしなければ効力を生じません（民事訴訟法3条の7第2項）。

一般条項：原契約と重ねるか、省くか、そろえるかを決める

一般条項とは、契約の主たる内容ではなく、どの契約にも共通して置かれる周辺の条項を指します。協議、管轄、準拠法のほか、権利義務の譲渡の制限、変更は書面による旨、完全合意、条項の一部が無効でも他は有効とする分離、通知の方法、秘密保持などが含まれます。短い覚書では、これらをすべて置くか、必要最小限にとどめるかの判断が必要になります。

判断の軸は、原契約にすでに同じ内容の一般条項があるかどうかです。原契約にあるなら、覚書では重ねて書かず、「本覚書に定めのない事項は、原契約の定めによる」とだけ書くのが、食い違いが生じにくい方法です。重ねて書く場合は、原契約と同じ文言にそろえます。少しだけ表現を変えて書くと、わずかな違いが別の意味を持つかのように読まれ、どちらが優先するのかが問題になります。

一般条項は、書面の分量を増やしがちですが、短い覚書に、原契約と同じ内容を丸ごと重ねて書く必要は通常ありません。原契約に任せて短くまとめる方が、食い違いの余地が減ります。一方で、覚書が、原契約とは別個の独立した合意（たとえば、新たな取引についての付属の書面）を定める場合は、一般条項を一通り置いて、自己完結した書面にしておく方が安全です。

起きがちなこと：書き分けの不足から生じるつまずき

これらは、書面を「何を確かめ、何を約束するのか」の二つに分けて考える習慣で、多くは予防できます。書面の使い分けの全体像は覚書・合意書・変更契約書の使い分けに、書面が食い違ったときの読み方は原契約との食い違い・紛失・更新漏れにあります。日付の書き分けは日付と遡及で整理しています。

よくあるご質問

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本ページは一般的な情報提供です。個別の契約への当てはめは、契約の内容や取引の経緯によって異なることがあります。書き方の例として紹介している内容は、実務でよく見られる書き方を整理した一般的な例で、特定の取引を示すものではありません。条文は e-Gov法令検索で確認できます。参考: e-Gov法令検索 / 法務省 / 公正取引委員会